Comment créer ma billetterie ?

Dans cette rubrique, vous pouvez créer votre propre billetterie en ligne pour vos divers événements : tournoi sportif, concert, dîner caritatif, conférence… Vous voulez un aperçu rapide de la fonctionnalité ? Prenez trois minutes pour regarder notre démonstration vidéo ! 

Comment créer votre événement ?

Une fois connecté à votre compte HelloAsso, suivez les étapes suivantes :

  1. Sur la page d’accueil HelloAsso, cliquez sur “Mon profil”, en haut à droite de l’écran
  2. De votre profil, choisissez dans l’onglet “Mes associations”, l’association dont vous êtes administrateur et pour laquelle vous souhaitez créer une collecte
  3. Cliquez sur le nom de l’association concernée
  4. Votre tableau de bord apparaît. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet “Billetterie”
  5. Sur cette page s’affichent les campagnes déjà créées pour votre association. Vous pouvez créer un nouvel événement en cliquant sur “Créer une billetterie”

 

 
1/ Création

Cette étape comporte tous les détails relatifs à votre événement.

  • Nom de votre événement: C’est le titre principal de votre billetterie, celui qui représentera votre campagne et qui figurera dans son URL.
  • Choisissez la date de votre événement : Vous pouvez choisir de réaliser votre événement sur une seule journée ou sur plusieurs jours et déterminer une heure de début et de fin. Vous pouvez choisir de ne pas renseigner de date, ou bien modifier la date après la création de la billetterie
    • la date est au format jj/mm/aaaa
    • l'horaire est au format hh:mm
  • Localisez votre événement : Vous pouvez ici détailler l'adresse du lieu de l'événement. Il n'est pas nécessaire d'indiquer une adresse et celle-ci peut ne comprendre par exemple que la ville ou le nom du lieu.

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Enfin, cliquez sur le “+” situé à droite des options avancées de votre événement pour définir des options avancées pour la page de votre événement.

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Les options suivantes s’affichent :

  • Limiter le nombre de places total : renseignez cette option si vous avez un nombre maximum de personnes que vous pourrez accueillir lors de votre événement. (s’il n’y a pas de limite, laissez le champ vide)
  • L’objectif financier : vous pouvez définir un objectif financier de collecte votre événement.
  • Déterminer une date limite d’inscription : il y a un date butoir pour s’inscrire ? Renseignez-la ici, sinon laissez le champ vide, la date de fin de la billetterie sera celle de la tenue de votre événement.
  • Permettre aux participants de faire un don en plus de leur inscription: En cochant oui, les inscrits seront invités à laisser un don en plus de leur inscription à votre événement.
  • Afficher le nombre de donateurs : cette option s’affiche uniquement si vous avez sélectionné “Permettre aux participants de faire un don en plus de leur inscription”, un compteur apparaîtra sur la page de votre événement.
  • Demander la validation d’un document préalable à l’inscription : Si vous souhaitez qu’un internaute consulte et valide un document avant de s’inscrire à votre événement, vous devez cliquer sur “type de document” afin d’afficher le menu déroulant et de choisir un document à lui faire valider. Une fois le type de document choisi, téléchargez-le en cliquant sur “choisissez un fichier”. Pour finaliser cette étape, cliquez sur “ajouter”. N’oubliez pas de renseigner l’intitulé du document !
  • Cet événement est privé : Cela signifie qu’il sera accessible seulement grâce à son URL (adresse web). Les internautes ne pourront pas le trouver en réalisant une recherche sur notre site.
  • Afficher le nombre d’inscrits : En cochant oui, les internautes pourront voir le nombre de personnes qui se sont déjà inscrits à votre événement. En cochant non, seul les administrateurs de la page pourront voir le nombre d’inscrits.
  • Afficher le montant collecté : En cochant oui, tous les utilisateurs pourront voir l’évolution de votre événements.
  • Je souhaite émettre des billets pour mon événement : vous avez la possibilité de faire parvenir à vos donateurs des billets pour accéder à votre événement, de façon automatique. Ces billets sont envoyés pour chaque personne inscrite par email et sont aussi disponibles sur la page de confirmation du paiement ou de l'inscription. Cliquez ici pour voir un aperçu du billet émis.

 

 
2/ Billets

Le tarif des billets

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A cette étape, vous allez définir le montant des billets proposé pour votre événement. Vous devez renseigner plusieurs informations :

  • Le prix du billet : l'adhésion peut être gratuite, ou d'un montant fixe ou libre. Si vous définissez un montant libre, vous avez la possibilité d'indiquer un tarif minimum. 
  • Nom du tarif : donnez un nom au tarif afin de l'identifier facilement (par ex : billet réduit)
  • Description : cette description est facultative mais elle permettra à vos potentiels inscrits de faire leur choix plus facilement
  • Paramètres : indiquez si le tarif est limité à un certain nombre de personne, si l'achat du billet donne droit à une déduction fiscale, si la TVA s'applique sur le tarif et à quel taux...

Cliquez sur "enregistrer" pour sauvegarder les informations de votre tarif.

Vous pouvez ajouter autant de tarifs que vous le souhaitez. Pensez seulement à cliquer sur “Ajouter cette adhésion” pour ajouter un nouveau tarif. Vous pouvez aussi dupliquer un tarif existant et modifier par la suite les informations qui diffèrent.

Définir les options supplémentaires :

Vous pouvez proposer, lors de l'inscription à votre événement, des options supplémentaires, qui pourront vous permettre de vendre des services supplémentaires (par exemple : payer une boisson en supplément de son inscription à l'événement)

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Vous devez définir les champs suivants :

  • Le prix de l'option : l'option peut être gratuite, ou avec un montant fixe
  • Nom de l'option : donnez un nom à l'option afin d''indiquer à l'adhérent ce que le paiement de cette option implique
  • Description : la description est facultative et limitée à 140 caractères
  • Tarifs concernés : vous limiter l'option de manière à ce qu'elle ne s'applique qu'à un ou plusieurs tarifs en particulier
  • Paramètres :vous pouvez ici limiter le nombre de fois où l'option peut être prise, ou bien ajouter une question personnalisée qui sera donc posée aux adhérents choisissant l'option en question

Définir les codes promos :

Vous pouvez faire en sorte que des codes promos s'appliquent sur le paiement des billets. Proposez par exemple une réduction couple ou famille, qui s'appliquera sur chacun des billets sélectionnés.

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Pour cela vous devez définir les champs suivants :

  • Nom du code promo : il s'agit du code que vont devoir renseigner vos inscrits lors de leur paiement
  • Type de réduction : vous pouvez choisir d'appliquer une déduction au pourcentage ou en montant fixe
  • Tarifs concernés : vous pouvez choisir d'appliquer cette promotion à tout ou seulement une partie des tarifs proposés
  • Nombre d'utilisation (facultatif) : vous souhaitez proposer une promotion uniquement aux 50 premiers inscrits ? Limitez le nombre d'utilisation possible de chaque code promotion
  • Période de validité (facultatif) : vous avez la possibilité de limiter le code promo sur une période définie

Une fois enregistré, il ne vous reste plus qu'à communiquer le code promo à vos potentiels inscrits ! Notez bien que les codes promos ne s'appliquent que sur les billets, et non sur les options supplémentaires.

3/ Formulaire

Dans le formulaire d’inscription à un événement, nous distinguons l’Acheteur du Participant.

3.1 L’Acheteur

L’Acheteur est celui qui paie une ou plusieurs inscriptions sur HelloAsso.

Les informations demandées à l’Acheteur ne sont pas personnalisables par l’association, elles sont les suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email

Si l’inscription est assimilable à un don (cf: 2/ Options avancées des tarifs), le formulaire demandera également à l’acheteur de renseigner :

  • Adresse
  • Code postal
  • Ville
  • Pays

Ces informations étant nécessaires pour établir le reçu de don.

3.2 Le Participant

Le Participant est la personne qui participera effectivement à votre événement. Un Acheteur peut inscrire un ou plusieurs Participants.

Cette étape vous permet de déterminer les informations que vous souhaitez demander aux Participants.

mockup_creation_billetterie_formulaire.png

C’est une étape facultative. Les informations seront demandées pour chacun des participants à votre événement.

Ainsi, si un internaute souhaite inscrire 2 participants pour votre événement, il devra renseigner les champs indiqués ci-dessous pour chacun des deux participants.

Pour faciliter les inscriptions, nous vous conseillons donc de limiter le nombre d'informations demandées.

Ici s’affiche le tableau des informations que les participants devront renseignés leur de de leur réservation. Par défaut, le Nom et le Prénom sont obligatoires, pour l’ensemble des tarifs créés.

Vous pouvez ajouter un champ à remplir dans le formulaire :

  • Soit un champ prédéfini : Numéro de téléphone, Email, Adresse, Code Postal, Ville, Pays, Photo d’identité, Date de naissance.

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” et enfin sélectionner le ou les tarif(s) concerné(s). D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter ce champ à renseigner par le Participant.

  • Soit un champ personnalisé : il vous permet d’ajouter une option qui est plus spécifique à votre événement ou votre association. Renseignez l’intitulé de la question, puis le type de champ :
    • Champ libre : comme son nom l’indique, ce champ vous permet de poser la question de votre choix. Les donateurs seront limités à des réponses de 250 caractères.
    • Texte libre : cette option est identique à “champ libre” mais les internautes ne seront pas limités par un nombre de caractère précis.
    • Date : les donateurs auront à renseigner une date.
    • Fichier : les donateurs devront télécharger un fichier.
    • Choix oui/non : les donateurs devront répondre à une question par oui ou non.
    • Liste déroulante : Cette option permet de poser une question et de proposer aux donateurs de répondre parmi une liste proposée.

Nom du champ ⇒ c’est l’intitulé qui sera visible par les donateurs. Par exemple: Comment avez-vous entendu parler de cet événement ?
Liste des valeurs séparées par un ; ⇒ c’est la liste de réponses que vous proposez aux participants. Elles doivent être séparées par un “;” afin de s’afficher sous forme de liste déroulante. Par exemple : Dans la presse; Par un-e ami-e; Sur les réseaux sociaux;

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” puis sélectionner le ou les tarifs concernés. D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter cette option.

 

 
4/ Personnalisation

Vous pouvez choisir d’ajouter une image et une vidéo. C’est même conseillé !

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  • Ajouter une bannière : cliquez sur l’encadré “Importer une image” et suivez les instructions.
  • Ajouter une image : cliquez sur l’encadré “Importer une image” et suivez les instructions.
  • Ajouter une vidéo : il vous suffit de copier/coller le lien Youtube, Dailymotion ou Viméo de la vidéo dans l’espace correspondant (Je choisis une image ou une vidéo pour ma billetterie).

Un éditeur texte s’affiche. Vous pouvez présenter de manière détaillée votre événement : son déroulement, ses spécificités, ses avantages, etc. N’hésitez pas à personnaliser votre description en mettant des termes en gras, en italique, etc.

 

Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre vente de billets. Choisissez la couleur que vous désirez en cliquant sur l’encadré puis en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant. Pour valider la couleur choisie, cliquez sur le reste de votre page.

Contact : Nous vous conseillons d’indiquer les coordonnées de l’organisateur. Ces informations seront transmises aux inscrits à votre événement dans l’email de confirmation d’inscription.

Message à l'attention des inscrits : Vous pouvez renseigner un message personnalisé qui sera affiché sur la page de confirmation d'inscription. (Remerciements, modalités d'accès à l’événement, infos utiles pour les participants...)

Toutes ces informations, une fois le parcours de création fini, peuvent être modifiées à tout moment dans la partie “Edition” de votre billetterie

 

 
5/ Invitation

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Vous avez terminé de configurer votre vente de billets !

La quatrième étape vous permet d’inviter vos contacts à acheter un billet. Liste pré-établie, contacts de boite mail, vous pouvez inviter qui vous souhaitez à découvrir à votre campagne et à adhérer à votre organisme. Pensez bien à les séparés par des points-virgules.

Diffusez le lien de votre événement : Sur cette page vous pouvez aussi accéder à l’URL de votre campagne et la partager sur vos réseaux sociaux.

Intégrer le formulaire : Vous pouvez intégrer le formulaire de votre campagne directement sur votre site internet. Pour cela copier-coller le code iframe et intégrez-le dans le code d'une des pages de votre site.

Pour mettre toutes les chances de votre côté et obtenir plus d'astuces, n'hésitez pas à consulter notre ateliers en ligne ou inscrivez vous pour y participer en direct depuis chez vous !

N’oubliez pas d’enregistrer & Bonne campagne !

7 Commentaires

  • 0
    Avatar
    LECLERCQ Thierry

    Je me pose des questions car pour les spectacles, certaines obligations sur les billets sont nécessaire (numéro de licence, numérotation, déchirage de billets pour la sécurité (qui aujourd'hui avec un scan des billets peut etre resolu bypassé, il me semble...) hors sur votre billetterie, aucun champs pour ajouter un texte sur le billet et pas de vérification automatique. En effet, même si vous indiquez que tricher c'est pas bien, qu'est ce qui m'assure que la personne n'a pas imprimé 2 ou trois fois la contremarque ?

     

    Pour ne pas faire que critiquer, j'ai regardé sur des sites spécialisés et la différence tiens en un QRcode bien souvent lié à un téléphone portable qui sers de scanner. (et qui en plus peut etre en live sur internet et valider les billets qui sont validés ainsi que donc les billets truandés... Ceci permet effectivement un gain de temps pour les spectateurs qui n'ont qu'à se présenter à l'entrée de la salle pour valider leur billet à la personne en charge du controle...

  • 0
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    GILANTON Marie Madeleine

    Bonjour,

    Comme Thierry, dans le message précédent, je pense qu'il serait très pratique de pouvoir éditer une QRcode pour nos évènements. En effet, dans mon cas, les invitations vont être expédiées dans des services hospitaliers...Une adresse internet à rallonge n'est pas simple pour des personnes toujours pressés. Un QRcode pour remplacer cette adresse  sur une affiche ferait la différence...

  • 0
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    Camille

    Bonjour Thierry et Marie-Madeleine !

    Effectivement l'utilisation de QRCode serait un grand plus pour la billetterie. Il s'agit d'une fonctionnalité que nous envisageons de développer d'ici quelques mois afin de répondre au mieux à vos attentes. 

    Les billets émis actuellement par HelloAsso peuvent être désactivés s'ils ne conviennent pas entièrement à vos attentes pour le moment, mais nous travaillons en effet à l'amélioration de ces fonctionnalités.

    En espérant avoir pu vous renseigner.

    A très bientôt sur HelloAsso,

    Camille,
    Chargée de relation utilisateurs

  • 0
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    GILANTON Marie Madeleine

    Merci Camille de votre réponse, le QRcode serait un plus sur toutes les adresses mails que nous laissons pour les cotisations, les billetteries ou les campagne de collecte. En qualité d'association de malades, nous faisons aussi notre communication par voie d'affiches dans les établissements de santé. Les adresses HelloAsso sont très longues donc nous n'avons pas beaucoup de retour par cette voie là, en regard du retour par chèque. Nous allons mettre un QRcode pour notre prochain site en développement, qui lui même donnera la possibilité d'adhérer par HelloAsso, mais il y aura quand même de la perte pour vous. Encore plus dans la billetterie d'un évènement qui va concerner un public jeune, les internes des hôpitaux...le QRcode prend vraiment là tout son sens, car il permet en un flash de s'inscrire sur un public qui n'a pas le temps.

    Bonne journée,

    Mado GILANTON

    PRESIDENTE APAISER

     

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    contact

    Bonjour,

    Est il possible de dupliquer un événement ?

    Nous allons réaliser des événements récurrents tout l'été ou seulement la date et l'heure changent. Il serait pratique de dupliquer l'événement pour en modifier juste la date et l'heure à chaque fois sans tout avoir à recréer !

    Ou alors créer des modèles que l'on peut modifier a posteriori avant de les valider au fur et à mesure en événement ?

    Merci !

  • 1
    Avatar
    Sara

    Bonjour,

    Il n'existe pas pour le moment de duplication possible ni même de trame ou de modèle que vous pouvez éditer au fur et à mesure. 

    Cela fait partie des améliorations que nous aimerions apporter dans les prochaines évolutions de notre site. 

    Nous n'en connaissons toutefois pas encore la date de mise en production. 

    Belle journée !

     

     

  • 0
    Avatar
    contact

    Bonjour,

    Merci de votre réponse. On va faire date par date mais ce sera un + quand on pourra dupliquer !

    Merci en tous les cas pour tous ces outils déjà très pratiques !

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