Comment éditer mes d’adhésions ?

Lorsque vous êtes connecté sur votre profil association vous pouvez retrouver vos campagnes directement dans votre page de bienvenue.

Comment éditer votre formulaire d'adhésion ?

Une fois connecté à votre compte HelloAsso, suivez les étapes suivantes :

  1. Sur la page d’accueil HelloAsso, cliquez sur “Mon profil”, en haut à droite de l’écran
  2. De votre profil, choisissez dans l’onglet “Mes associations”, l’association dont vous êtes administrateur et pour laquelle vous souhaitez créer une collecte
  3. Cliquez sur le nom de l’association concernée
  4. Votre tableau de bord apparaît. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet “Adhésions”
  5. Cliquez sur "Administrer" sur la vignette correspondant à votre formulaire d'adhésion
  6. La première page sur laquelle vous arrivez est le suivi de votre campagne. Pour en savoir plus, cliquez ici. Cliquez sur "Editer" pour accéder à la modification de vos informations

Quelles sont les informations que vous pouvez modifier ?

Vous pouvez modifier l'ensemble des éléments présentés sur votre page d'adhésion, mis à part les montants des adhésions ou des options supplémentaires si celles-ci ont déjà fait l'objet d'une transaction. Vous pouvez en revanche supprimer les tarifs sur lesquels vous souhaitiez apporter des modifications afin de recréer un nouveau tarif comprenant les informations mises à jour.

Comment modifier les éléments de votre campagne ?

1/ Modifier un élément de votre adhésion

Vous pouvez modifier le titre ou la description de votre adhésion

Dans un premier temps, vous devrez définir les informations générales de votre campagne

  • Nom de la campagne d’adhésion : Vous pouvez modifier le nom de l'adhésion, mais l'URL ne sera pas mise à jour
  • J’explique en quelques mots pourquoi adhérer : Vous pouvez éditer la description de votre campagne

Plus d’options ? Cliquez sur le “+” qui s’affiche à côté de “Options avancées” pour sélectionner :

  • Limiter le nombre d’adhérents total : Indiquez ici le nombre maximum d'adhérent que peut recevoir votre association si vous avez une telle limite.
  • Déterminer une date limite d’adhésion : Il y a un date butoir pour adhérer à votre association ? Renseignez-la ici, sinon laissez le champ vide.
  • Permettre aux participants de faire un don en plus de leur adhésion : En cochant oui, un message s’affichera proposant aux adhérents de faire un don en plus de leur adhésion
  • Demander la validation d’un document préalable à l’adhésion : Si vous souhaitez qu’un internaute lise un document avant de devenir adhérent vous devez d'abord indiquer l'intitulé du fichier puis sélectionner, dans les dossiers de votre ordinateur (en cliquant sur "Parcourir") le fichier que vous souhaitez joindre.
  • Proposer aux utilisateurs de laisser un commentaire au moment de leur adhésion : Vous pouvez autoriser les utilisateurs à laisser un commentaire sur votre page d’adhésion.
  • Afficher les adhérents et les commentaires laissés sur la page : Les adhérents n'ayant pas coché la case "anonyme" au moment de leur paiement seront visibles sur votre page de campagne ainsi que les commentaires laissés au moment de leur adhésion.
  • Cette adhésion est privée : Cela signifie qu’il sera accessible seulement grâce à son URL (adresse web). Les internautes ne pourront pas le trouver en réalisant une recherche sur notre site et elle n'apparaîtra pas sur votre page principale
  • Afficher le nombre d’adhérents : En cochant oui, les internautes pourront voir le nombre de personnes qui ont déjà adhéré à votre association.
  • Afficher le montant collecté : En cochant oui, tous les utilisateurs pourront voir l’évolution de votre campagne d’adhésions
  • Je souhaite émettre des cartes adhérents : Vous pouvez choisir d'envoyer à vos adhérents une "carte adhérent" générée automatiquement par HelloAsso. Cette carte sera jointe à l'email de confirmation d'inscription et permettra aux donateurs de conserver les information sur leur adhésion (date d'adhésion, nom et prénom de l'adhérent, logo de l'association, nom de l'association...). Si vous choisissez cette option alors que votre campagne a déjà reçu des transactions, les anciens adhérents ne recevront pas la carte.

Voici la carte d'adhérent émise par Helloasso :

carte_adhesion.png

 

2/ Les tarifs

Ici, vous pouvez modifier les tarifs n'ayant pas encore fait l'objet de transaction. Les tarifs ayant déjà reçu une transaction ne sont pas modifiables, mais vous pouvez les supprimer ou désactiver. Vous pouvez aussi créer de nouveaux tarifs.

mockup_creation_adhesion_tarif.png

Ajouter un tarif

  • Le prix de la cotisation : l'adhésion peut être gratuite, ou avec un montant fixe
  • Nom du tarif : donnez un nom au tarif afin de l'identifier facilement (par ex : cotisation pour étudiants)
  • Description : ici vous pouvez décrire ce à quoi donne droit l'adhésion, ou bien à quel type de personnes elle peut s'appliquer, voire les justificatifs que vous souhaitez demander)
  • Paramètres : indiquez si le tarif est limité à un certain nombre d'adhérent, si la cotisation donne droit à une déduction fiscale.

Votre tarif a déjà fait l'objet d'une transaction ? Vous ne pouvez plus le modifier directement car cela entraînerai des erreurs dans la base de données. En revanche, cliquez simplement sur "dupliquer" pour créer un tarif identique que vous pourrez personnaliser, et désactiver le tarif ayant déjà fait l'objet de paiement. 

Définir les options supplémentaires :

Vous pouvez proposer, lors de l'adhésion à votre association, des options supplémentaires, qui pourront vous permettre, par exemple, de vendre des t-shirt avec le logo de votre association, ou de proposer le paiement d'un service supplémentaire.

mockup_creation_adhesion_option.png

Vous devez définir les champs suivants :

  • Le prix de l'option : l'option peut être gratuite, ou avec un montant fixe
  • Nom de l'option : donnez un nom à l'option afin d''indiquer à l'adhérent ce que le paiement de cette option implique
  • Description : la description est facultative et limitée à 140 caractères
  • Tarifs concernés : vous limiter l'option de manière à ce qu'elle ne s'applique qu'à un ou plusieurs tarifs en particulier
  • Paramètres :vous pouvez ici limiter le nombre de fois où l'option peut être prise, ou bien ajouter une question personnalisée qui sera donc posée aux adhérents choisissant l'option en question

Définir les codes promos :

Vous pouvez faire en sorte que des codes promos s'appliquent sur vos adhésions. Proposez par exemple une réduction pour les personnes qui souhaitent réadhérer à votre association alors qu'elles avaient déjà payée leur cotisation l'année suivante.

mockup_creation_adhesion_promo.png

Pour cela vous devez définir les champs suivants :

  • Nom du code promo : il s'agit du code que vont devoir renseigner vos adhérents lors de leur paiement
  • Type de réduction : vous pouvez choisir d'appliquer une déduction au pourcentage ou en montant fixe
  • Tarifs concernés : vous pouvez choisir d'appliquer cette promotion à tous ou seulement une partie des tarifs proposés
  • Nombre d'utilisation (facultatif) : vous souhaitez proposer une promotion uniquement aux 50 nouveaux adhérents ? Limitez le nombre d'utilisation possible de chaque code promotion
  • Période de validité (facultatif) : Vous avez la possibilité de définir une promotion sur une période définie

Une fois enregistré, il ne vous reste plus qu'à communiquer le code promo à vos potentiels adhérents ! Notez bien que les codes promos ne s'appliquent que sur les adhésions, et non sur les options supplémentaires.

 

3/ LE FORMULAIRE

Dans le formulaire d’adhésion, nous distinguons l’Acheteur de l’Adhérent.

3.1 L’Acheteur

L’Acheteur est celui qui paie une ou plusieurs inscriptions sur HelloAsso. Les informations demandées à l’Acheteur ne sont pas personnalisables par l’association, elles sont les suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email

Si l’inscription est assimilable à un don, l'acheteur devra alors aussi préciser les informations suivantes :

  • Adresse
  • Code postal
  • Ville
  • Pays

Ces informations sont nécessaires pour établir le reçu fiscal.

3.2 L’Adhérent

L’Adhérent est la personne qui participera à la vie de l’association. Un Acheteur peut inscrire un ou plusieurs Adhérents. Par exemple : un parent peut inscrire plusieurs de ses enfants à l’association.

Ici, vous pouvez déterminer les informations que vous souhaitez demander à chacun des Adhérents. Ainsi, si un internaute souhaite inscrire 2 adhérents pour votre association, il devra renseigner les champs indiqués ci-dessous pour chacun des deux adhérents.

Pour faciliter les inscriptions, nous vous conseillons donc de limiter le nombre d'informations demandées.

Ici s’affiche le tableau des informations que les adhérents devront renseignés leur de de leur réservation. Par défaut, le Nom et le Prénom sont obligatoires, pour l’ensemble des tarifs créés.

mockup_creation_adhesion_formulaire.png

 

Vous pouvez ajouter un champ à remplir dans le formulaire :

  • Soit un champ prédéfini : Numéro de téléphone, Email, Adresse, Code Postal, Ville, Pays, Photo d’identité, Date de naissance.

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” et enfin sélectionner le ou les tarifs concernés. D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter ce champ à renseigner par l’Adhérent.

Soit un champ personnalisé : il vous permet d’ajouter une option qui est plus spécifique à votre adhésion ou votre association. Renseignez l’intitulé de la question, puis le type de champ :

  • Champ libre : comme son nom l’indique, ce champ vous permet de poser la question de votre choix. Les donateurs seront limités à des réponses de 250 caractères.
  • Texte libre : cette option est identique à “champ libre” mais les internautes ne seront pas limités par un nombre de caractère précis.
  • Date : les donateurs auront à renseigner une date.
  • Fichier : les donateurs devront télécharger un fichier.
  • Choix oui/non : les donateurs devront répondre à une question par oui ou non.
  • Liste déroulante : Cette option permet de poser une question et de proposer aux donateurs de répondre parmi une liste proposée.

Nom du champ ⇒ c’est l’intitulé qui sera visible par les donateurs. Par exemple: Comment avez-vous entendu parler de cet évènement ?

Liste des valeurs séparées par un ; ⇒ c’est la liste de réponses que vous proposez aux participants. Elles doivent être séparées par un “;” afin de s’afficher sous forme de liste déroulante. Par exemple : Dans la presse; Par un-e ami-e; Sur les réseaux sociaux;

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” puis sélectionner le ou les tarifs concernés. D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter cette option.

Vous pouvez aussi modifier les champs déjà existants, éditer le libellé ou les différentes propositions dans le cadre d'une liste déroulante. Vous pouvez aussi modifier les conditions d'application d'un champ de formulaire aux différents tarifs que vous proposez.

 

4/ La personnalisation

mockup_creation_adhesion_personnalisation.png

Vous pouvez ici modifier la description de votre adhésion, et notamment son apparence graphique.

  • Pour ajouter une vidéo, il vous suffit de copier/coller le lien Youtube, Dailymotion ou Viméo de la vidéo dans l’espace correspondant (Je choisis une image ou une vidéo pour ma campagne).
  • Pour ajouter une image, cliquez sur l’encadré “ajouter une photo” et suivez les instructions.

Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’adhésion. Choisissez la couleur que vous désirez en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant le code hexadécimal de la couleur désirée.

 

5/ La diffusion

mockup_creation_adhesion_diffusion.png

 

Vous avez terminé de configurer votre campagne d’adhésions !

Sur cette page vous pouvez accéder à l’URL de votre campagne et la partager sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez également retrouver le code HTML du formulaire à intégrer dans le code HTML de votre site internet. En plus du formulaire, vous pouvez intégrer la vignette horizontale ou verticale permettant de présenter rapidement votre adhésion. Pour avoir plus de détails sur l'intégration de ces éléments à votre site internet, consultez notre article dédié.

 

Modifier l’état de publication de mon adhésion

Vous pouvez déterminer le statut de votre adhésion afin de pouvoir la rendre publique ou non, voire supprimer votre page si vous ne souhaitez plus qu'elle soit accessible publiquement.  Cliquez sur "modifier le statut" pour accéder aux différents états.

  • Public : votre campagne est visible par tous et elle est renseignée sur les moteurs de recherche
  • Privé : votre campagne n'est accessible que par les personnes ayant cliqué sur le lien de la collecte. Si l'un de vos donateurs partage le lien autour de lui, les personnes ayant accès au lien par son intermédiaire pourront aussi accéder à la collecte
  • Brouillon : votre page n'est visible que par les administrateurs de votre collecte. Pour tous les autres, le lien amènera vers une page 404
  • Désactivée : c'est l'équivalent du statut "campagne supprimée".

Modification_du_statut_d_une_campagne.gif

 

N’oubliez pas d’enregistrer & Bonne campagne !

 

6 Commentaires

  • 0
    Avatar
    esnanterreyoga.bureau

    Bonjour 
    dois-je comprendre qu'avec votre solution, nous ne pouvons gérer que les adhérents qui payent par carte? en terme d'évolution, ce serait bien pour un adhérent qui va payer par chèque ou liquide, de pouvoir lui faire saisir ses coordoonnées tout en proposant le don à votre structure et ainsi avoir un biais unique de base de données adhérents. merci

  • 0
    Avatar
    Camille

    Bonjour,

    A l'heure actuelle en effet seuls les paiements par carte bleue sont acceptés sur HelloAsso. Nous souhaitons cependant développement nos outils de manière à proposer aussi le paiement par chèque ainsi que virement SEPA. Le paiement par espèce n'est en revanche pas prévu pour le moment.

    En espérant avoir pu vous renseigner.

    Camille, chargée de relation utilisateurs

    Modifiée par Camille
  • 0
    Avatar
    salsakriss

    Bonjour, est il prévu la possibilité d'accorder des tarifs réduit autrement qu'en rajoutant un montant avec la mention tarif réduit?

    ex : adhésion

    1 cours 100€

    2 cours 180€ etc...

    - 10% ou € pour les couples

    - 15% ou € pour les jeunes - 25 ans?

  • 0
    Avatar
    Julie

    Bonjour Salsakriss, 

    Il s'agit là d'une fonctionnalité qui est à l'étude chez HelloAsso et qui sera développée prochainement. 

    Toutefois, nous ne connaissons pas encore la date exacte de mise en production. 

    Belle journée.

  • 0
    Avatar
    Markovic Nicolas

    bonjour,

    est'il possible de créer des adhésions régulière à paiement automatique ?

    (par ex: 10€/mois pendant 12mois)

    merci.

    Modifiée par Markovic Nicolas
  • 0
    Avatar
    Camille

    Bonjour,

    Cela n'est pas possible pour le moment ! Mais nous y réfléchissons et il est possible que cela fasse partie des prochaines évolutions sur HelloAsso.

    Merci de votre compréhension.

    Camille, chargée de relation utilisateurs

Veuillez vous connecter pour laisser un commentaire.