Cet article vous permettra de savoir comment apporter des modifications à votre formulaire d'adhésion après sa création.
Lorsque vous êtes connecté sur votre profil association vous pouvez retrouver vos campagnes directement dans votre page de bienvenue.
Comment éditer votre formulaire d'adhésion ?
Une fois connecté à votre compte HelloAsso, suivez les étapes suivantes :
- Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet “Mes Adhésions”
- Cliquez sur "Administrer" sur la vignette correspondant à votre formulaire d'adhésion
- La première page sur laquelle vous arrivez est le suivi de votre campagne. Pour en savoir plus, cliquez ici. Cliquez sur "Editer" pour accéder à la modification de vos informations
Quelles sont les informations que vous pouvez modifier ?
Vous pouvez modifier l'ensemble des éléments présentés sur votre page d'adhésion, mis à part les montants des adhésions ou des options supplémentaires si celles-ci ont déjà fait l'objet d'une transaction. Vous pouvez en revanche supprimer les tarifs sur lesquels vous souhaitiez apporter des modifications afin de recréer un nouveau tarif comprenant les informations mises à jour.
Comment modifier les éléments de votre campagne ?
1/ Modifier un élément de votre adhésion
Vous pouvez modifier le titre ou la description de votre adhésion
Dans un premier temps, vous devrez définir les informations générales de votre campagne
- Nom de la campagne d’adhésion : Vous pouvez modifier le nom de l'adhésion, mais l'URL ne sera pas mise à jour
- Durée de validité de l'adhésion : Cette période de validité impactera la fermeture de votre adhésion à la fin de la période sélectionnée. De plus, une fois une adhésion réglée par l'un de vos adhérents cette période n'est plus modifiable.
- J’explique en quelques mots pourquoi adhérer : Vous pouvez éditer la description de votre campagne
Plus d’options ? Cliquez sur le “+” qui s’affiche à côté de “Options avancées” pour sélectionner :
- Limiter le nombre d’adhérents total : Indiquez ici la capacité maximale d'adhérents de votre association si vous avez une telle limite.
- Déterminer une date limite d’adhésion : Il y a une date butoir pour adhérer à votre association ? Renseignez-la ici, sinon laissez le champ vide.
- Permettre aux participants de faire un don en plus de leur adhésion : En cochant oui, un message s’affichera proposant aux adhérents de faire un don en plus de leur adhésion
- Demander la validation d’un document préalable à l’adhésion : Si vous souhaitez soumettre la validation d'un document préalablement à l'adhésion vous devez d'abord indiquer l'intitulé du fichier puis sélectionner (en cliquant sur "Parcourir") le fichier que vous souhaitez joindre.
- Proposer aux utilisateurs de laisser un commentaire au moment de leur adhésion : Vous pouvez autoriser les utilisateurs à laisser un commentaire sur votre page d’adhésion.
- Afficher les adhérents et les commentaires laissés sur la page : Les adhérents n'ayant pas coché la case "anonyme" au moment de leur paiement seront visibles sur votre page de campagne, tout comme les commentaires laissés au moment de leur adhésion.
- Cette adhésion est privée : Cela signifie que le formulaire sera accessible seulement grâce à son URL (adresse web). Les internautes ne pourront pas le trouver en réalisant une recherche sur notre site et il n'apparaîtra pas sur votre page principale.
- Afficher le nombre d’adhérents : En cochant oui, les utilisateurs pourront voir le nombre de personnes ayant déjà adhéré à votre association.
- Afficher le montant collecté : En cochant oui, les utilisateurs pourront voir l’évolution de votre campagne d’adhésions.
- Je souhaite émettre des cartes adhérents : Vous pouvez choisir d'envoyer à vos adhérents une "carte adhérent" générée automatiquement par HelloAsso. Cette carte sera présente dans l'email de confirmation d'inscription et permettra aux donateurs de conserver les informations sur leur adhésion (date d'adhésion, nom et prénom de l'adhérent, logo de l'association, nom de l'association...). Si vous choisissez cette option alors que votre campagne a déjà reçu des transactions, les anciens adhérents ne recevront pas la carte.
Voici la carte d'adhérent émise par Helloasso :
2/ Les tarifs
Ici, vous pouvez modifier les tarifs n'ayant pas encore fait l'objet de transaction. Les tarifs ayant déjà reçu une transaction ne sont pas modifiables, mais vous pouvez les supprimer ou désactiver. Vous pouvez aussi créer de nouveaux tarifs.
Ajouter un tarif
- Le prix de la cotisation : l'adhésion peut être gratuite, ou avec un montant fixe
- Nom du tarif : donnez un nom au tarif afin de l'identifier facilement (par ex : cotisation pour étudiants)
- Description : ici vous pouvez décrire ce à quoi donne droit l'adhésion, ou bien à quel type de personnes elle peut s'appliquer, voire les justificatifs que vous souhaitez demander)
- Paramètres : indiquez si le tarif est limité à un certain nombre d'adhérent, si la cotisation donne droit à une déduction fiscale.
Votre tarif a déjà fait l'objet d'une transaction ? Vous ne pouvez plus le modifier directement car cela entraînerait des erreurs dans la base de données. En revanche, cliquez simplement sur "dupliquer" pour créer un tarif identique que vous pourrez personnaliser, puis désactivez le premier tarif.
Définir les options supplémentaires :
Vous pouvez proposer, lors de l'adhésion à votre association, des options supplémentaires, qui pourront vous permettre, par exemple, de vendre des t-shirts avec le logo de votre association, ou de proposer le paiement d'un service supplémentaire.
Vous devez définir les champs suivants :
- Le prix de l'option : l'option peut être gratuite, ou avec un montant fixe
- Nom de l'option : donnez un nom à l'option afin d'indiquer à l'adhérent ce que le paiement de cette option implique
- Description : la description est facultative et limitée à 140 caractères
- Tarifs concernés : limitez l'option de manière à ce qu'elle ne s'applique qu'à un ou plusieurs tarifs en particulier
- Paramètres : vous pouvez ici limiter le nombre de fois où l'option peut être sélectionnée, ou ajouter une question personnalisée posée aux adhérents choisissant l'option en question
Définir les codes promos :
Vous pouvez faire en sorte que des codes promos s'appliquent sur vos adhésions. Proposez par exemple une réduction pour les personnes qui souhaitent ré-adhérer à votre association.
Pour cela vous devez définir les champs suivants :
- Nom du code promo : il s'agit du code que vont devoir renseigner vos adhérents lors de leur paiement
- Type de réduction : vous pouvez choisir d'appliquer une réduction en pourcentage ou en montant fixe
- Tarifs concernés : vous pouvez choisir d'appliquer cette promotion à tous ou seulement une partie des tarifs proposés
- Nombre d'utilisations (facultatif) : vous souhaitez proposer une promotion uniquement aux 50 nouveaux adhérents ? Limitez le nombre d'utilisations possibles de chaque code promo
- Période de validité (facultatif) : vous avez la possibilité de définir une promotion sur une période définie
Une fois que vous l'avez enregistré, il ne vous reste plus qu'à communiquer le code promo à vos futurs adhérents ! Notez bien que les codes promos ne s'appliquent que sur les adhésions et non sur les options supplémentaires.
3/ LE FORMULAIRE
Dans le formulaire d’adhésion, nous distinguons l’Acheteur de l’Adhérent.
3.1 L’Acheteur
L’Acheteur est celui qui paie une ou plusieurs inscriptions sur HelloAsso. Les informations demandées à l’Acheteur ne sont pas personnalisables par l’association, elles sont les suivantes :
- Nom
- Prénom
- Adresse email
Si l’inscription est assimilable à un don, l'acheteur devra alors aussi préciser les informations suivantes :
- Adresse
- Code postal
- Ville
- Pays
Ces informations sont nécessaires pour établir le reçu fiscal.
3.2 L’Adhérent
L’Adhérent est la personne qui participera à la vie de l’association. Un Acheteur peut inscrire un ou plusieurs Adhérents. Par exemple : un parent peut inscrire plusieurs de ses enfants à l’association.
Ici, vous pouvez déterminer les informations que vous souhaitez demander à chacun des Adhérents. Ainsi, si un internaute souhaite inscrire 2 adhérents pour votre association, il devra renseigner les champs indiqués ci-dessous pour chacun des deux adhérents.
Pour faciliter les inscriptions, nous vous conseillons donc de limiter le nombre d'informations demandées.
Ici s’affiche le tableau des informations que les adhérents devront renseigner lors de de leur réservation. Par défaut, le Nom et le Prénom sont obligatoires, pour l’ensemble des tarifs créés.
Vous pouvez ajouter un champ à remplir dans le formulaire :
- Soit un champ prédéfini : Numéro de téléphone, Email, Adresse, Code Postal, Ville, Pays, Photo d’identité, Date de naissance.
Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif" ou "Obligatoire” et enfin sélectionner le ou les tarifs concernés. Par défaut, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cochez le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter ce champ à renseigner par l’Adhérent.
Soit un champ personnalisé : il vous permet d’ajouter une option qui est plus spécifique à votre adhésion ou votre association. Renseignez l’intitulé de la question, puis le type de champ :
- Champ libre : comme son nom l’indique, ce champ vous permet de poser la question de votre choix. Les donateurs seront limités à des réponses de 250 caractères
- Texte libre : cette option est identique à “champ libre” mais les internautes ne seront pas limités par un nombre de caractère précis
- Date : les donateurs auront à renseigner une date
- Fichier : les donateurs devront télécharger un fichier
- Choix oui/non : les donateurs devront répondre à une question par oui ou non
- Liste déroulante : ectte option permet de poser une question et de proposer aux donateurs de répondre parmi une liste proposée
Nom du champ ⇒ c’est l’intitulé qui sera visible par les donateurs. Par exemple: Comment avez-vous entendu parler de notre association/club ?
Liste des valeurs séparées par un ; ⇒ c’est la liste de réponses que vous proposez aux participants. Elles doivent être séparées par un “;” afin de s’afficher sous forme de liste déroulante. Par exemple : Dans la presse; Par un-e ami-e; Sur les réseaux sociaux;
Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif" ou "Obligatoire” puis de sélectionner le ou les tarifs concernés. Par défaut, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter cette option.
Vous pouvez aussi modifier les champs déjà existants, éditer le libellé ou les différentes propositions dans le cadre d'une liste déroulante. Vous pouvez aussi modifier les conditions d'application d'un champ de formulaire aux différents tarifs que vous proposez.
4/ La personnalisation
Vous pouvez ici modifier la description de votre adhésion, et notamment son apparence graphique.
- Pour ajouter une vidéo, il vous suffit de copier/coller le lien YouTube, Dailymotion ou Vimeo de la vidéo dans l’espace correspondant (Je choisis une image ou une vidéo pour ma campagne).
- Pour ajouter une image, cliquez sur l’encadré “ajouter une photo” et suivez les instructions.
Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’adhésion. Choisissez la couleur souhaitée en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant son code hexadécimal.
5/ La diffusion
Vous avez terminé de configurer votre campagne d’adhésion !
Sur cette page vous pouvez accéder à l’URL de votre campagne et la partager sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez également retrouver le code HTML du formulaire à intégrer dans le code de votre site internet. En plus du formulaire, vous pouvez intégrer la vignette horizontale ou verticale permettant de présenter rapidement votre adhésion. Pour avoir plus de détails sur l'intégration de ces éléments à votre site internet, consultez notre article dédié.
Modifier l’état de publication de mon adhésion
Vous pouvez déterminer le statut de votre adhésion afin de la rendre publique ou non, voire de supprimer votre page si vous ne souhaitez plus qu'elle soit accessible publiquement. Cliquez ainsi sur "modifier le statut" pour le modifier.
- Public : votre campagne est visible par tous et elle est renseignée sur les moteurs de recherche
- Privé : votre campagne n'est accessible que par les personnes ayant cliqué sur le lien de l'adhésion. Si un adhérent partage le lien autour de lui, les personnes y ayant accès par son intermédiaire pourront aussi accéder au formulaire.
- Brouillon : votre page n'est visible que par les administrateurs de votre collecte. Pour tous les autres, le lien amènera vers une page 404
- Désactivée : c'est l'équivalent du statut "campagne supprimée".
N’oubliez pas d’enregistrer & Bonne campagne !
Commentaires
12 commentaires
Bonjour, comment procéder pour proposer une adhésion à des personnes morales (commune, association, institution) ?
Bonjour,
La démarche pour proposer des adhésions à des personnes morales n'est pas différente.
Un mandataire devra effectivement être désigné au nom de l'organisme, mais l'association peut gérer ses fichier d'adhésion sans forcément en tenir compte.
Bonjour,
Pour adhérer à notre association, il faut être parrainé. Comment puis-je insérer ce critère dans la campagne d'adhésion. Merci.
Bonjour et merci pour votre site que je viens de découvrir et qui va grandement simplifier la vie de notre asso.
Est-il possible de proposer à l'adhérent de choisir entre paiement comptant et paiement en 3 fois au lieu de créer un tarif avec paiement comptant et un tarif paiement 3 fois ?
D'autre part est-il possible ou sera-t-il possible de ne pas donner de dates fixes pour le 2e et 3e paiement mais simplement M+1 et M+2 du paiement initial ?
Je vous remercie par avance de votre retour. A bientôt.
Bonjour Cyrille,
Il n'est pas possible de limiter directement une adhésion mais il existe des contournements :
- Vous pouvez modifier le statut de votre campagne en "Privé" et ne communiquer le lien qu'aux futurs adhérents parrainés et/ ou potentiels parrains afin qu'ils le partagent aux futurs adhérents.
- Je vous conseille de spécifier dans la sections "Description" du tarif qu'une adhésion n'est valable que si elle a été parrainée par un membre. Vous pouvez ajouter un champs supplémentaire personnalisé dans le formulaire afin de demander aux nouveaux adhérents de citer le nom de leur parrain.
- Vous pouvez ajouter un champs supplémentaire personnalisé obligatoire demandant le nom du parrain, mais aussi un document à charger type "document de parrainage officiel" que vous aurez créé de votre côté (à compléter et signer par le parrain et son filleul)
J'espère que ces réponses vous apporteront l'éclairage que vous souhaitiez.
Bonne journée
Bonjour Fabien,
Vous pouvez tout à fait proposer un tarif avec paiement comptant et un tarif paiement en 3 fois.
Pour le moment, c'est à l'association de choisir les échéances de paiement. Cependant je vous remercie pour votre suggestion et le partagerai à notre équipe technique afin qu'elle soit étudiée pour de futures évolutions du site.
Je vous souhaite une bonne journée.
Bonjour,
Tout d'abord, bravo pour votre site il va grandement simplifier la vie de notre asso
Nous sommes entrain d'étudier les possibilités offertes par votre site et plus précisement la possibilité de fournir la carte d'adhérent
Est il possible de personnaliser la carte ?
Nous utilisons l'adhésion sur année glissante, nos adhérents bénéficient de réduction sur présentation de leur carte pendant leur période d'adhésion, le modèle actuel de carte indique A adhérer le : par conséquent la date de validité n'est pas présente
Par avance, merci
Bonne journée.
Bonjour,
Merci pour votre retour !
A l'heure actuelle il n'est pas possible de personnaliser la carte d'adhésion émise par HelloAsso. En revanche, nous prenons bien en compte votre retour et nous allons voir avec notre équipe de développement s'il est possible d'ajouter la date de fin de validité de l'adhésion sur la carte.
Merci de votre compréhension.
Camille, chargée de relation utilisateurs
Bonjour est il possible de supprimer un adhérent? Merci
Bonjour,
Non, cette manipulation n'est pas possible sur notre site. C'est pourquoi il est conseillé de créer un nouveau formulaire d'adhésion pour chaque année.
Si un adhérent réalise deux paiements par erreur, n'hésitez pas à nous contacter.
Je vous souhaite une bonne journée.
Bonjour,
est -il possible de rendre un achat obligatoire ?
pour faire un achat il faut être adhérent ; donc la carte d'adhésion à 10€ est obligatoire (et positionner directement sur 1) - avec aussi la possibilité que deux personnes puissent adhérer.
Bonjour Christophe,
Non, il n'est pas possible de rendre un achat obligatoire. En revanche, vous pouvez préciser dans la description de tarif qu'un achat sans carte d'adhérent pourra être refusé par vos soins.
Je vous souhaite une bonne journée.
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