Comment créer mon formulaire d'adhésion ?

Tout au long de l'année, vous pouvez collecter des adhésions au profit de votre association. C'est vous qui déterminez le prix de la cotisation, les informations demandées aux adhérents, qui diffusez la collecte ou l'intégrez sur votre site internet ... Découvrez en détail comment procéder à la création de ce formulaire d'adhésion. 

Comment créer votre formulaire d'adhésion ou de cotisation ?

Une fois connecté à votre compte HelloAsso, suivez les étapes suivantes :

  1. Sur la page d’accueil HelloAsso, cliquez sur “Mon profil”, en haut à droite de l’écran
  2. De votre profil, choisissez dans l’onglet “Mes associations”, l’association dont vous êtes administrateur et pour laquelle vous souhaitez créer une collecte
  3. Cliquez sur le nom de l’association concernée
  4. Votre tableau de bord apparaît. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet “Adhésions”
  5. Sur cette page s’affichent les campagnes déjà créées pour votre association. Vous pouvez créer une nouvelle campagne d’adhésions en cliquant sur “Créer une nouvelle campagne”

 

Il y a ensuite 5 étapes pour créer votre campagne d'adhésion

 

1/ Création et informations générales

Description de votre campagne d'adhésion

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Dans un premier temps, vous devrez définir les informations générales de votre campagne

  • Nom de la campagne d’adhésion : C’est le titre principal qui représentera votre page d’adhésion et qui figurera dans l’URL
  • J’explique en quelques mots pourquoi adhérer : Votre campagne d'adhésion n'est pas nécessairement une campagne de recrutement à proprement parler mais vous pouvez ici réexpliquer les avantages de l'adhésion à votre association. Vous pouvez ajouter des visuels ou des vidéos, et mettre en forme le texte.

Options avancées de votre campagne

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Plus d’options ? Cliquez sur le “+” qui s’affiche à côté de “Options avancées” pour sélectionner :

  • Limiter le nombre d’adhérents total : Indiquez ici le nombre maximum d'adhérent que peut recevoir votre association si vous avez une telle limite.
  • Déterminer une date limite d’adhésion : Il y a un date butoir pour adhérer à votre association ? Renseignez-la ici, sinon laissez le champ vide.
  • Permettre aux participants de faire un don en plus de leur adhésion : En cochant oui, un message s’affichera proposant aux adhérents de faire un don en plus de leur adhésion
  • Demander la validation d’un document préalable à l’adhésion : Si vous souhaitez qu’un internaute lise un document avant de devenir adhérent vous devez d'abord indiquer l'intitulé du fichier puis sélectionner, dans les dossiers de votre ordinateur (en cliquant sur "Parcourir") le fichier que vous souhaitez joindre.
  • Proposer aux utilisateurs de laisser un commentaire au moment de leur adhésion : Vous pouvez autoriser les utilisateurs à laisser un commentaire sur votre page d’adhésion.
  • Afficher les adhérents et les commentaires laissés sur la page : Les adhérents n'ayant pas coché la case "anonyme" au moment de leur paiement seront visibles sur votre page de campagne ainsi que les commentaires laissés au moment de leur adhésion.
  • Cette adhésion est privée : Cela signifie qu’il sera accessible seulement grâce à son URL (adresse web). Les internautes ne pourront pas le trouver en réalisant une recherche sur notre site et elle n'apparaîtra pas sur votre page principale
  • Afficher le nombre d’adhérents : En cochant oui, les internautes pourront voir le nombre de personnes qui ont déjà adhéré à votre association.
  • Afficher le montant collecté : En cochant oui, tous les utilisateurs pourront voir l’évolution de votre campagne d’adhésions
  • Je souhaite émettre des cartes adhérents : Vous pouvez choisir d'envoyer à vos adhérents une "carte adhérent" générée automatiquement par HelloAsso. Cette carte sera jointe à l'email de confirmation d'inscription et permettra aux donateurs de conserver les information sur leur adhésion (date d'adhésion, nom et prénom de l'adhérent, logo de l'association, nom de l'association...). Cliquez ici pour avoir un aperçu de la carte d'adhésion émise

 

2/Personnaliser les tarifs de vos adhésions

Le tarif des cotisations

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A cette étape, vous allez définir le montant de l’adhésion à votre association. Vous devez renseigner plusieurs informations :

  • Le prix de la cotisation : l'adhésion peut être gratuite, ou avec un montant fixe
  • Nom du tarif : donnez un nom au tarif afin de l'identifier facilement (par ex : cotisation pour étudiants)
  • Description : ici vous pouvez décrire ce à quoi donne droit l'adhésion, ou bien à quel type de personnes elle peut s'appliquer, voire les justificatifs que vous souhaitez demander)
  • Paramètres : indiquez si le tarif est limité à un certain nombre d'adhérent, si la cotisation donne droit à une déduction fiscale...

Cliquez sur "enregistrer" pour sauvegarder les informations de votre tarif.

Vous pouvez ajouter autant de tarifs que vous le souhaitez. Pensez seulement à cliquer sur “Ajouter cette adhésion” pour ajouter un nouveau tarif.

Définir les options supplémentaires :

Vous pouvez proposer, lors de l'adhésion à votre association, des options supplémentaires, qui pourront vous permettre, par exemple, de vendre des t-shirt avec le logo de votre association, ou de proposer le paiement d'un service supplémentaire.

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Vous devez définir les champs suivants :

  • Le prix de l'option : l'option peut être gratuite, ou avec un montant fixe
  • Nom de l'option : donnez un nom à l'option afin d''indiquer à l'adhérent ce que le paiement de cette option implique
  • Description : la description est facultative et limitée à 140 caractères
  • Tarifs concernés : vous limiter l'option de manière à ce qu'elle ne s'applique qu'à un ou plusieurs tarifs en particulier
  • Paramètres :vous pouvez ici limiter le nombre de fois où l'option peut être prise, ou bien ajouter une question personnalisée qui sera donc posée aux adhérents choisissant l'option en question

Définir les codes promos :

Vous pouvez faire en sorte que des codes promos s'appliquent sur vos adhésions. Proposez par exemple une réduction pour les personnes qui souhaitent réadhérer à votre association alors qu'elles avaient déjà payée leur cotisation l'année suivante.

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Pour cela vous devez définir les champs suivants :

  • Nom du code promo : il s'agit du code que vont devoir renseigner vos adhérents lors de leur paiement
  • Type de réduction : vous pouvez choisir d'appliquer une déduction au pourcentage ou en montant fixe
  • Tarifs concernés : vous pouvez choisir d'appliquer cette promotion à tous ou seulement une partie des tarifs proposés
  • Nombre d'utilisation (facultatif) : vous souhaitez proposer une promotion uniquement aux 50 nouveaux adhérents ? Limitez le nombre d'utilisation possible de chaque code promotion
  • Période de validité (facultatif) : Vous avez la possibilité de définir une promotion sur une période définie

Une fois enregistré, il ne vous reste plus qu'à communiquer le code promo à vos potentiels adhérents ! Notez bien que les codes promos ne s'appliquent que sur les adhésions, et non sur les options supplémentaires.

 

3/ LE FORMULAIRE

Dans le formulaire d’adhésion, nous distinguons l’Acheteur de l’Adhérent.

3.1 L’Acheteur

L’Acheteur est celui qui paie une ou plusieurs inscription(s) sur HelloAsso. Les informations demandées à l’Acheteur ne sont pas personnalisables par l’association, elles sont les suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse email

Si l’inscription est assimilable à un don, l'acheteur devra alors aussi préciser les informations suivantes :

  • Adresse
  • Code postal
  • Ville
  • Pays

Ces informations sont nécessaires pour établir le reçu de don.

3.2 L’Adhérent

L’Adhérent est la personne qui participera à la vie de l’association. Un Acheteur peut inscrire un ou plusieurs Adhérents. Par exemple : un parent peut inscrire plusieurs de ses enfants à l’association.

Cette étape vous permet de déterminer les informations que vous souhaitez demander à chacun des Adhérents. Ainsi, si un internaute souhaite inscrire 2 adhérents pour votre association, il devra renseigner les champs indiqués ci-dessous pour chacun des deux adhérents.

Pour faciliter les inscriptions, nous vous conseillons donc de limiter le nombre d'informations demandées.

Ici s’affiche le tableau des informations que les adhérents devront renseignés leur de de leur réservation. Par défaut, le Nom et le Prénom sont obligatoires, pour l’ensemble des tarifs créés.

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Vous pouvez ajouter un champ à remplir dans le formulaire :

  • Soit un champ prédéfini : Numéro de téléphone, Email, Adresse, Code Postal, Ville, Pays, Photo d’identité, Date de naissance.

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” et enfin sélectionner le ou les tarif(s) concerné(s). D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter ce champ à renseigner par l’Adhérent.

Soit un champ personnalisé : il vous permet d’ajouter une option qui est plus spécifique à votre adhésion ou votre association. Renseignez l’intitulé de la question, puis le type de champ :

  • Champ libre : comme son nom l’indique, ce champ vous permet de poser la question de votre choix. Les donateurs seront limités à des réponses de 250 caractères.
  • Texte libre : cette option est identique à “champ libre” mais les internautes ne seront pas limités par un nombre de caractère précis.
  • Date : les donateurs auront à renseigner une date.
  • Fichier : les donateurs devront télécharger un fichier.
  • Choix oui/non : les donateurs devront répondre à une question par oui ou non.
  • Liste déroulante : Cette option permet de poser une question et de proposer aux donateurs de répondre parmi une liste proposée.

Nom du champ ⇒ c’est l’intitulé qui sera visible par les donateurs. Par exemple: Comment avez-vous entendu parler de cet événement ?

Liste des valeurs séparées par un ; ⇒ c’est la liste de réponses que vous proposez aux participants. Elles doivent être séparées par un “;” afin de s’afficher sous forme de liste déroulante. Par exemple : Dans la presse; Par un-e ami-e; Sur les réseaux sociaux;

Il vous suffit de sélectionner le champ, de cliquer sur “Ajouter”, puis de sélectionner dans le tableau son statut “Facultatif ou Obligatoire” puis sélectionner le ou les tarif(s) concerné(s). D’office, tous les tarifs seront concernés, pour n’en choisir qu’un seul cliquez sur “Sélectionnez” puis cocher le nom du billet auquel vous souhaitez rajouter cette option.

 

4/ La personnalisation

A cette étape, vous allez pouvoir ajouter une vidéo ou une image illustrant votre action. La vidéo ou la photo peuvent représenter des activités que vous avez déjà réalisées.

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Vous pouvez choisir d’ajouter une image et une vidéo. C’est même conseillé !

  • Pour ajouter une vidéo, il vous suffit de copier/coller le lien Youtube, Dailymotion ou Viméo de la vidéo dans l’espace correspondant (Je choisis une image ou une vidéo pour ma campagne).
  • Pour ajouter une image, cliquez sur l’encadré “ajouter une photo” et suivez les instructions.

Vous avez ensuite la possibilité de personnaliser la couleur des boutons de votre page d’adhésion. Choisissez la couleur que vous désirez en déplaçant votre souris dans l’espace correspondant, ou en indiquant le code hexadécimal de la couleur désirée.

 

5/ La diffusion

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Vous avez terminé de configurer votre campagne d’adhésions !

Sur cette page vous pouvez accéder à l’URL de votre campagne et la partager sur vos réseaux sociaux. Vous pouvez également retrouver le code HTML du formulaire à intégrer dans le code HTML de votre site internet. En plus du formulaire, vous pouvez intégrer la vignette horizontale ou verticale permettant de présenter rapidement votre adhésion. Pour avoir plus de détails sur l'intégration de ces éléments à votre site internet, consultez notre article dédié.

N’oubliez pas d’enregistrer & Bonne campagne !

5 Commentaires

  • 0
    Avatar
    Cyril Ernst

    Bonsoir, je souhaiterais savoir comment faire pour proposer l'option d'une adhésion annuelle qui se renouvèle automatiquement.
    Merci d'avance.

  • 0
    Avatar
    Camille

    Bonjour,

    Cela n'est malheureusement pas possible à l'heure actuelle.

    En espérant avoir pu vous renseigner,

    Camille, chargée de campagne HelloAsso

  • 0
    Avatar
    Cyril Ernst

    Merci pour votre réponse. Sauriez-vous si c'est en développement ?
    Dans le cas contraire, nous passerions au formulaire de don y compris pour nos adhésions. Le problème c'est que le formulaire de don ne mentionne pas que le paiement est sécurisé comme le fait le formulaire d'adhésion. Cela va-t-il changer ?

     

  • 0
    Avatar
    Jean-Denis PORTELLI

    Bonjour,

    A la fin du formulaire de personnalisation il y a une zone pour saisir un message à l'attention des adhérents.

    J'aimerai pouvoir saisir un texte + un lien vers un fichier à télécharger + potentiellement rajouter une image ou un lien vers celle-ci

    Je n'y arrive pas.

    Est ce possible ?

    Si oui quelle syntaxe à utiliser ?

    Merci de votre aide.

     

  • 0
    Avatar
    Hélène

    Bonjour Jean-Denis, 

    le lien à télécharger (commencant par http) doit être un lien public, vers une plateforme de téléchargement. En revanche, il n'est pas possible d'insérer d'image. 

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